Stok sayımı, rafta gerçekten olan ürünleri sayıp kayıttaki miktarla karşılaştırmaktır. Doğru yöntem şudur: sayımın kapsamını belirleyin, başlarken kayıttaki stoğun görüntüsünü alın, ürünleri barkodla sayın, farkları inceleyin ve stoğu ancak kontrol ya da onaydan sonra düzeltin. Satış sürüyorsa sayılan her ürünün o anki kaydını bilmek şarttır.
Stok sayımı neden yapılır?
Kayıttaki stok zamanla raftakinden ayrılır. Bunun nedenleri çoğu zaman sıradandır:
- Hasar gören, kaybolan ya da numune verilen ürün kayıttan düşülmemiştir.
- Yanlış ürün gönderilmiştir; sistemde başka bir ürün azalmıştır.
- İade gelen ürün rafa konmuş ama stoğa eklenmemiştir, ya da tam tersi.
- Mağazada satılan bir ürün sisteme girilmemiştir.
- Bir içe aktarma ya da toplu düzenleme yanlış rakam yazmıştır.
Kayıt yanlışsa sitede stokta görünen ürün satılır ama gönderilemez, ya da rafta duran ürün "stokta yok" görünür ve satılmaz. Sayım, bu iki kaybı da ortaya çıkarır.
Tam sayım mı, kısmi sayım mı?
| Sayım türü | Ne sayılır? | Sayılmayan ürün | Ne zaman? |
|---|---|---|---|
| Tam (sıfır bazlı) | Bütün ürünler | 0 kabul edilir | Dönem sonu, büyük düzensizlik sonrası |
| Kısmi | Seçilen ürünler, kategori ya da raf | Değişmez | Sık; çok satan ve pahalı ürünler için |
Tam sayımda saymayı unuttuğunuz bir ürün stokta sıfıra iner. Bu yüzden tam sayımı ancak her rafa gerçekten bakacağınız bir günde yapın. Günlük kontrol için kısmi sayım yeterlidir.
Adım adım stok sayımı
- Hazırlanın. Gelen malı ve iadeleri önce kayda işleyin. Hazırlanmış ama henüz kargoya verilmemiş paketleri ayırın: hazırlanan siparişin stoğu WooCommerce'te zaten düşülmüştür, paketteki ürünü yeniden saymak fazla gösterir.
- Kapsamı seçin. Hangi kategori, raf ya da ürünler sayılacak? Tam mı kısmi mi?
- Kayıttaki stoğun görüntüsünü alın. Sayımın hangi rakamla karşılaştırılacağı başta sabitlenmeli.
- Bölge bölge sayın. Rafları kişilere paylaştırın. Her ürünü barkodla okutun; varyasyonları (beden, renk) ayrı sayın.
- Kör sayın. Sayan kişi beklenen rakamı görmesin.
- Farkları inceleyin. Büyük farkı olan ürünleri bir kez daha, mümkünse başka biri saysın.
- Onaylayın ve işleyin. Farkları sorumlu kişi görsün, sonra stoğa işleyin.
- Kaydı saklayın. Hangi gün, kim saydı, hangi ürün ne kadar fark verdi; bir sonraki sayımda karşılaştırırsınız.
Dikkat edilmesi gerekenler ve sık hatalar
- Satış sürerken sayım. Siz saydıktan sonra ürün satılırsa sayılan rakam eskir. Sayılan ürünün o anki stoğu kaydedilmezse fark yanlış çıkar.
- Varyasyonları birlikte saymak. "Tişört, 12 adet" doğru olabilir ama S bedende 5 eksik, M bedende 5 fazla olabilir.
- Farkı hemen stoğa yazmak. Yeniden sayılmadan yazılan büyük fark, çoğu zaman bir sayım hatasıdır.
- Tam sayımda ürün unutmak. Unutulan ürün sıfırlanır ve sitede "stokta yok" görünür.
- Kağıda ya da tabloya sayıp sonra elle girmek. Her aktarım yeni bir hata fırsatıdır.
- Geri dönüş yolu bırakmamak. Yanlış işlenen bir sayımı eski haline döndürecek kayıt olmalı.
Farkları okumak. Sayım farkı tek başına bir rakamdır; anlamı desende çıkar. Aynı ürünün bir bedeninde eksik, öbür bedeninde aynı kadar fazla varsa ürün kaybolmamış, yanlış bedenle gönderilmiş ya da yanlış rafa konmuştur. Her sayımda aynı ürünlerde eksik çıkıyorsa kayıp, hasar ya da kayda geçmeyen bir çıkış vardır; o ürünleri daha sık sayın. Yalnız fazla çıkan ürünler çoğu zaman stoğa işlenmemiş bir mal kabulünü ya da iadeyi gösterir. Farkı stoğa işlemeden önce nedenini bir satırla not etmek, bir sonraki sayımda işinizi kolaylaştırır.
Yalnız WooCommerce ile stok sayımı
WooCommerce'te stok, ürün düzenleme ekranının Stok sekmesinde, Stok yönetimi? açıkken Stok miktarı alanında tutulur. Sayım oturumu, fark listesi ya da geri alma yoktur. Elinizde iki yol vardır:
- Saydığınız her ürünü tek tek açıp stok miktarını düzeltmek.
- Ürünler ekranından ürünleri CSV olarak Dışa aktarmak, sayılan miktarları dosyaya yazmak ve Mevcut ürünleri güncelle seçeneğiyle geri İçe aktarmak.
İkinci yol hızlıdır ama risklidir. Dışa aktarma ile içe aktarma arasında satılan bir ürün, içe aktarmayla eski rakama döner ve satılan adet yeniden stokta görünür. Yapılan değişikliği geri alacak bir kayıt da tutulmaz. Bu yolu kullanacaksanız sayımı satışların durduğu bir saatte yapın ve içe aktarmadan önce dosyanın bir kopyasını saklayın.
StoreRuler Plus ile barkodlu, kör ve onaylı sayım
StoreRuler'ın Plus planı WooCommerce stoğu üzerinde çalışan bir stok sayımı ekler. Ayrı bir program ya da telefon uygulaması yoktur; sayım ekranı telefonun ya da tabletin tarayıcısında açılır.
Sayımı başlatmak
Hızlı bir kısmi sayım için Şimdi saymaya başla'ya basın ya da Yeni sayım formunu doldurun. Formda adı, sayım modunu (Kısmi ya da Tam / sıfır bazlı) ve kapsamı seçer, kör sayım olup olmadığını ve onay gerekip gerekmediğini belirlersiniz. Sonra Oluştur ve stok görüntüsü al'a basarsınız.
Saymak
Sayım ekranında her ürünü okutun ya da yazın; düzenlemeler kendiliğinden kaydedilir. Varyasyonlar ayrı satırlarda sayılır. Kör sayımda beklenen stok ve farklar sayım sürerken herkesten, sonrasında da onay yetkisi olmayanlardan gizlenir. Sayıma katılacak personelin rolünü Sayım yapanlar altında işaretlersiniz; bu kişiler yalnız sayım ekranlarını görür.
Satış sürerken sayım
Mağaza sayım sırasında satmaya devam edebilir. Bir ürünü saydığınız anda StoreRuler o ürünün o anki stoğunu kaydeder. Böylece stok görüntüsü ile sayım arasında satılan bir ürün kayıp gibi görünmez. Siz saydıktan sonra stok yeniden değişirse, örneğin ürün satılırsa ya da mal kabulü yapılırsa, StoreRuler farkı stoğa işlemeden durur ve "Sayım sonrası stok değişti: … Bu ürünü yeniden sayıp kaydedin; hiçbir stok değiştirilmedi." der.
Farkları incelemek ve işlemek
Sayımın sayfasında farkları kontrol edin. Onay istemeyen bir sayımı Stoğa işle ile işlersiniz. Onay isteyen bir sayım doğrudan stoğa yazılamaz: önce Onaya gönder, ardından onay yetkisi olan kişi farkları inceleyip işler. Stoğu değiştirmeden kapatmak isterseniz Tamamlandı olarak işaretle'yi kullanın.
Yanlış işlenen bir sayım için Son işlemeyi geri al vardır: stok, işlemden hemen önce kaydedilen haline döner. İşlemden sonra stok hareket ettiyse geri alma yapılmaz; bu durumda yeni bir sayım başlatırsınız.
Stok sayımı StoreRuler Plus'ta; satın alma, tedarikçiler ve mal kabulü de aynı plandadır. Planları fiyatlar sayfasında karşılaştırabilir, lisans ve kurulum için Pro'ya geçiş ve lisans sayfasına bakabilirsiniz. Sayımdan önce ürünlerinizde eksik barkod ve stok kodu kalmadığından emin olmak için eksik ürün bilgileri yazısı işinize yarar.
Sık sorulanlar
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Tek bir doğru sıklık yok. Yaygın düzen, bütün stoğu dönem sonunda bir kez tam saymak, çok satan ve pahalı ürünleri ise daha sık, kısmi sayımla kontrol etmektir. Dönem sonu sayımının tarihini muhasebecinizle birlikte belirleyin.
Kör sayım nedir?
Kör sayımda sayan kişi sistemdeki beklenen miktarı görmez, yalnız rafta bulduğunu yazar. Böylece ekranda gördüğü rakamı onaylama eğilimi ortadan kalkar ve sayım daha dürüst olur.
Satış devam ederken stok sayımı yapılabilir mi?
Yapılabilir, ama sayılan her ürünün o anki kayıtlı stoğu bilinmelidir. StoreRuler Plus bir ürünü saydığınız anda o ürünün stoğunu kaydeder; sayımdan sonra stok yeniden değişirse farkı stoğa işlemeden önce o ürünü yeniden saydırır.
Sayım farkını StoreRuler muhasebeme işler mi?
Hayır. StoreRuler WooCommerce stoğunu düzeltir ve farkları gösterir; muhasebe kaydı ya da resmi belge üretmez. Farkların muhasebede nasıl işleneceğini mali müşavirinize sorun.
