Cari hesap takibi nasıl yapılır? Veresiye defterinden müşteri hesabına

Cari hesap takibi, her müşterinin size ne kadar borçlu olduğunu tek bir hesapta tutmaktır. Veresiye satış hesaba borç yazar, tahsilat borcu düşer, aradaki fark açık bakiyedir. Sağlıklı bir takip için her satışın tarihli kaydı, her tahsilatın yöntemi, müşteriye verilebilecek bir ekstre ve kimin ne kadar süredir ödemediğini gösteren bir borçlu listesi gerekir.

Cari hesap mantığı: borç, tahsilat, bakiye

Bir müşterinin cari hesabı, onunla yaptığınız para işlerinin sırayla yazıldığı bir listedir. Aşağıdaki tablo örnek bir hesaptır:

Bakiye müşterinin size olan borcudur. Vade, bu borcun ne zaman ödeneceğidir; vadesi geçmiş borç ayrıca izlenir. Tahsilatı en eski borçtan düşmek alışılmış yöntemdir, böylece hangi satışın hâlâ açık olduğu bellidir.

Cari hesap bir iş takibi aracıdır. Resmi muhasebe kayıtları, fatura ve vergi yükümlülükleri için mali müşavirinizle çalışın.

Veresiye defterinden dijital hesaba geçmek

Veresiye defteri yıllarca iş görür. Sorunları müşteri sayısı arttıkça çıkar:

• El yazısı okunmaz, toplamalar hatalı olur.
• Tek kopyadır; kaybolursa alacak da kaybolur.
• Kimin yazdığı ve kimin tahsil ettiği belli değildir.
• Müşteri "ben ne kadar borçluyum" diye sorduğunda ekstre veremezsiniz.
• Aynı isimde iki müşteri karışır.

Geçerken şu sırayı izleyin: her müşteriyi telefon numarasıyla tanımlayın, defterdeki kalan tutarı müşteriyle teyit edin, bu tutarı açılış borcu olarak girin ve o günden sonra her veresiye satışı ve tahsilatı yalnız yeni sistemde tutun. İki yerde birden tutulan hesap kısa sürede birbirini tutmaz olur.

Geçişle birlikte veresiye kuralınızı da yazıya dökün. Kime veresiye verilir? Yalnız tanıdığınız, telefonu kayıtlı müşterilere mi? Bir müşterinin borcu en çok ne kadar olabilir? Kasiyer bu sınırı aşabilir mi, yoksa sizin onayınız mı gerekir? Borç kaç günde ödenmeli, geciken müşteriye ne zaman hatırlatılır? Bu soruların cevabı belli olunca hem ekibiniz aynı şekilde davranır hem de müşteriyle tartışma azalır.

Yalnız WooCommerce ile cari hesap

WooCommerce'te müşteri hesabı vardır ama müşterinin borcunu ya da bakiyesini tutan bir alan yoktur. Veresiye satışı yalnız WooCommerce ile izlemek isterseniz siparişi ödenmemiş bırakırsınız. Bu yolun eksikleri belirgindir: müşterinin toplam borcunu tek yerde göremezsiniz, borcun bir kısmını ödeyen müşterinin tahsilatını işleyemezsiniz, ekstre de alamazsınız. Yalnız WooCommerce ile çalışıyorsanız cari hesabı çoğu zaman ayrı bir tabloda ya da defterde tutmaya devam edersiniz.

Sık yapılan hatalar

• Sınırsız veresiye. Limit olmadan borç büyür, fark edildiğinde tahsil etmek zorlaşır.
• Tahsilatı rastgele düşmek. Ödeme en eski borçtan düşülmezse hangi satışın açık kaldığı karışır.
• Nakit tahsilatı kasaya işlememek. Müşteriden alınan nakit kasaya girmezse gün sonunda kasa fazla çıkar.
• Ekstre vermemek. Müşteriyle rakamda anlaşmazlık, çoğu zaman yazılı bir döküm olmadığı için çıkar.
• Hatırlatmayı geciktirmek. 90 günü geçen borcu tahsil etmek, 30 günlük borçtan daha zordur.
• Aynı telefon numarasıyla iki hesap. Borç yanlış kişiye yazılır.

Haftalık cari hesap kontrol listesi

• Bu haftanın bütün veresiye satışları müşterinin hesabında.
• Bütün tahsilatlar yöntemiyle (nakit, havale, kart) kayıtlı; nakit olanlar kasada.
• Borçlu listesi bakiyeye göre sıralandı, 30 günü geçenler ayrıldı.
• Limitini aşan müşteri yok ya da onaylı.
• Uzun süredir ödemeyenlere hatırlatma gönderildi.
• İsteyen müşteriye ekstre verildi.

StoreRuler Plus: veresiye satış, ekstre ve borçlu listesi

StoreRuler'ın Plus planında veresiye, müşterinin tek hesabına bağlıdır. Kasadaki veresiye satışlar, ödenmemiş siparişler ve elle girilen borçlar aynı hesapta toplanır.

Veresiye satış

Telefon numarası tek bir hesaba kayıtlı her müşteri, Hızlı Satış'ta ya da elle girilen satışta veresiye alabilir. Veresiye için kayıtlı bir müşteri seçmek gerekir; aynı telefon numarası birden çok hesapta varsa StoreRuler önce hesabın düzeltilmesini ister. Defterden gelen eski borçları müşterinin hesabına Borç ekle ile girersiniz.

Tahsilat

Müşteri kartında Tahsilat al'a tıklayın. Açık bakiye hazır yazılı gelir; kısmi ödemede daha az bir tutar yazarsınız. Yöntem olarak Nakit, Havale / EFT ya da Harici kart seçilir. Ödeme önce en eski açık satışları, sonra elle girilen borçları kapatır. Nakit tahsilat kasaya da işlenir ve gün sonunda Kasa ekranında Nakit tahsilat satırında görünür.

magazaniz.com/wp-admin › StoreRuler

Müşteri kartı ücretsiz sürümde de vardır: siparişleri, para birimine göre harcamayı ve ödenmesi kalan tutarı gösterir. Veresiye, tahsilat ve ekstre Plus ile gelir.

Müşteri ekstresi

Müşteri ekstresi, müşterinin açık siparişlerini tarihi, vade tarihi ve kalan tutarıyla listeler; elle girilen tarihsiz borç ayrı satırda durur. Ekstreyi indir ile dökümü CSV olarak alırsınız. Ekstre müşteriyle mutabakat için bir çalışma belgesidir, resmi belge değildir; StoreRuler fatura üretmez.

Borçlu listesi

Müşteriler ekranında Borcu olan müşterileri göster'e tıklayınca Veresiye listesi açılır. Her müşterinin açık bakiyesi, vadesi geçen tutarı ve borcun bekleme süresi (0–30, 31–60, 61–90 ve 91 gün üstü) görünür. Bekleme süresi siparişin tarihine, vadesi geçen tutar siparişte kayıtlı vade tarihine göre hesaplanır. Satırdan Ekstre açar, Hesaptan tahsilat yaparsınız. Müşteri WhatsApp ile iletişime izin verdiyse WhatsApp hatırlatması bir taslak açar; mesajı gözden geçirip siz gönderirsiniz, hiçbir şey kendiliğinden gitmez.

Mağaza geneli müşteri limiti

Veresiye kuralları bölümündeki Müşteri başına mağaza limiti, kendi limiti olmayan her müşteri için geçerlidir. Bir satış ya da borç müşterinin açık bakiyesini bu tutarın üstüne çıkarıyorsa, işlemi ancak onay yetkisi olan biri tamamlayabilir. 0 limit yok demektir. Böylece kasiyer istediği tutarı veresiyeye yazamaz.

Mağaza Çalışanı rolündeki kişiler müşterinin borcunu görebilir ve tahsilat alabilir; mağaza sahibi bunu kişi bazında kapatabilir. Limitler, vadeler ve elle borç girme yöneticide kalır.

StoreRuler Business: müşteri başına vade, kredi limiti ve alacaklar

Business planı, bayilere ve kurumsal müşterilere vadeli satış yapan mağazalar içindir. Her müşteri için Vade (gün), kredi limiti ve Vadeli siparişe izin ver ayarı kaydedilir. Müşteriye kaydedilen limit herkes için kesin sınırdır; aşılacaksa satış durur ve StoreRuler limiti, açık bakiyeyi ve bu siparişin tutarını yazar.

Veresiye satıştan önce vade ve kredi limiti iste anahtarını açarsanız yalnız vadesi ve limiti kayıtlı müşteriler veresiye alabilir. Alacakların toplu görünümü B2B merkezindedir: bayi ve vadeli hesapların alacakları, vadesi geçenler ve limitinin yüzde 80'ini kullanan Limitine yaklaşanlar listesi.

Veresiye satış, müşteri ekstresi, borçlu listesi ve mağaza limiti StoreRuler Plus'ta; müşteri başına vade, kredi limiti ve alacak raporu Business'ta. Planları fiyatlar sayfasında karşılaştırın. Müşteri kartının kendisi için müşteri yönetimi, kasadaki nakdin gün sonu kontrolü için gün sonu kasa sayımı yazısına bakın.

Sık sorulanlar