E-ticarette sipariş hazırlama dört işten oluşur: o gün çıkacak siparişleri seçmek, ürünleri toplama listesiyle raftan tek turda almak, her ürünü siparişine göre kontrol edip paketlemek ve paketi sevk fişiyle kargoya vermek. Hataların çoğu kontrol adımında yakalanır. Barkod ya da stok kodu okutmak bu adımı hem hızlı hem güvenilir yapar.
Sipariş hazırlamada hata nerede çıkar?
Sipariş hazırlama, ödemesi alınmış bir siparişin kargoya hazır bir pakete dönüşmesidir. Küçük bir mağazada bu işi çoğu zaman tek kişi yapar, günde birkaç siparişte sorun görünmez. Sipariş sayısı arttıkça aynı hatalar tekrar etmeye başlar:
- Doğru ürün, yanlış beden ya da renk. Ürün adı aynı olduğu için gözden kaçar.
- Eksik adet. Siparişte iki tane vardır, pakete bir tane girer.
- İki siparişin ürünleri karışır. Masada aynı anda birkaç paket açıktır.
- Ödemesi gelmemiş sipariş hazırlanıp kargoya verilir.
- Hediye siparişine fiyatlı belge konur.
Bu hataların her biri bir iade, ikinci bir kargo ücreti ve memnun olmayan bir müşteri demektir. İyi bir hazırlık düzeni hızdan önce bu hataları azaltmayı hedefler.
Adım adım sipariş hazırlama
- Günün listesini çıkarın. Bugün çıkacak siparişleri seçin. Ödemesi alınanları ve kapıda ödemeli siparişleri alın, havale ya da ödeme bekleyenleri ayırın.
- Toplama listesi hazırlayın. Seçtiğiniz siparişlerdeki ürünleri tek listede birleştirin. Her ürün bir kez yazılsın, yanında toplam adet ve hangi siparişe kaç adet gideceği olsun. Listeyi stok koduna ya da raf düzeninize göre sıralayın.
- Tek turda toplayın. Rafları bir kez dolaşın, aldığınız satırı listede işaretleyin. Aynı rafa her sipariş için ayrı ayrı gitmeyin.
- Siparişlere ayırın ve kontrol edin. Toplanan ürünleri siparişlere bölün. Her ürünün barkodunu okutun ya da stok kodunu yazın; bedeni, rengi ve adedi siparişle karşılaştırın.
- Paketleyin. Paketin içine fiyatsız sevk fişini koyun. Müşteri notu varsa (hediye paketi, kapıya bırakın gibi) bu adımda bir kez daha okuyun.
- Kargoya verin. Paketi teslim ettiğiniz kargo firmasını ve takip numarasını siparişe yazın, müşteriye bildirin.
Hazırlık masasının düzeni de bu adımlar kadar önemlidir. Masada aynı anda tek sipariş açık olsun; bitmeyen paketi kenara alın, üzerine sipariş numarasını yazın. Koli, poşet, bant ve dolgu malzemesi elinizin altında dursun. Kırılabilir ürünler için ayrı bir paketleme düzeni belirleyin. Barkod okuyucuyu bilgisayara ya da tablete bağlı tutun, böylece kontrol için yürümek gerekmez. Günün sonunda hazırlanıp kargoya verilmeyen paketleri ayrı bir yerde bekletin; ertesi sabah ilk iş onları çıkarın.
Yalnız WooCommerce ile sipariş hazırlama
WooCommerce'in Siparişler ekranında siparişleri duruma göre filtreleyebilir, bir siparişi açıp ürünleri, adresi ve müşteri notunu görebilirsiniz. Ödemesi alınan siparişler genellikle Hazırlanıyor durumuna düşer, kapıda ödemeli siparişler de bu durumla gelir; havale bekleyenler Beklemede kalır.
WooCommerce'in kendisinde ise birden çok siparişin ürünlerini birleştiren bir toplama listesi, sevk fişi yazdırma ya da ürünü okutarak kontrol etme yoktur. Yalnız WooCommerce ile çalışıyorsanız siparişleri tek tek açar, tarayıcıdan yazdırır ya da bir tabloya geçirirsiniz. Kontrol göz ile yapılır. Günde birkaç siparişte bu yeter; sipariş sayısı arttığında zaman ve hata buradan çıkar.
Sık yapılan hatalar
- Sipariş sipariş toplamak. Aynı ürün beş siparişte varsa aynı rafa beş kez gidilir. Birleşik toplama listesi bu yürüyüşü bire indirir.
- Varyasyonu addan kontrol etmek. "Bebek tulumu" her bedende aynı adı taşır. Kontrolü beden ve rengi ayıran stok kodu ya da barkodla yapın.
- Ürünlerde stok kodu ya da barkod olmaması. Kod yoksa okutarak kontrol de olmaz. Önce eksik kodları tamamlayın.
- İptal edilen siparişi listeden çıkarmamak. Sabah çıkarılan liste öğlene kadar eskiyebilir. Toplamaya başlamadan listeyi yeniden alın.
- Fiyatlı belgeyi pakete koymak. Pakete fiyatsız sevk fişi girsin; fiyatlı özeti yalnız isteyen müşteriye verin.
- Kimin neyi hazırladığını bilmemek. Hata çıktığında nerede olduğunu bulmak için her adımın kaydı tutulmalı.
Sipariş hazırlama kontrol listesi
- Bugün çıkacak siparişler seçildi, ödemesi gelmeyenler ayrıldı.
- İptal edilen ya da değişen sipariş kalmadığını gördüm.
- Toplama listesi stok koduna göre sıralı ve güncel.
- Her ürün okutuldu ya da stok koduyla kontrol edildi.
- Beden, renk ve adet siparişle aynı.
- Müşteri notu okundu.
- Pakette fiyatsız sevk fişi var, adres doğru.
- Kargo firması ve takip numarası siparişe yazıldı, müşteriye bildirildi.
StoreRuler ile sipariş hazırlama (ücretsiz)
StoreRuler'ın ücretsiz sürümü WooCommerce'in üzerine bir Sipariş Masası ekler. Siparişler WooCommerce kaydı olarak kalır; StoreRuler onları aşamalara göre gösterir: Yeni, Hazırlanan, Gönderime hazır ve Tamamlandı. Ödeme durumu, tarih ve satış kanalına göre süzebilir, sipariş numarası, müşteri adı, e-posta ya da telefonla arayabilirsiniz. Sık kullandığınız filtreleri Kayıtlı görünümler olarak kendiniz ya da bütün ekip için saklayabilirsiniz.
Toplama listesi ve sevk fişi
Masada siparişleri işaretleyip üç belge yazdırabilirsiniz. Masa sayfada 30 sipariş gösterir, bir çıktı en çok 100 sipariş alır:
- Toplama listesi: Her ürün, her varyasyon ayrı olmak üzere bir kez yazılır. Yanında toplanacak adet ve gideceği siparişler (örneğin #1043 × 2) durur. Liste önce stok koduna, sonra ürün adına göre sıralanır. Önceden toplanmış ve iade edilmiş adetler düşülür. İptal edilen, başarısız ya da iade edilmiş siparişler listeye girmez, numaraları altta yazılır.
- Sevk fişleri: Her sipariş için bir A4 sayfası. Teslimat adresi, ürünler, seçenekleri, stok kodları, adetler ve müşteri notu yer alır. Fiyat yoktur.
- Sipariş özetleri: Aynı sayfa, WooCommerce'in toplamlarıyla birlikte fiyatlı hali.
Ayrıntılı kullanım için toplama listesi ve sevk fişi sayfasına bakın.
Ürün ürün kontrol
Siparişte bir ürünü açtığınızda yaptığınız işi seçersiniz: Ürünü raftan topladım, Ürünü paketledim ya da Kargoya verdim. Toplama adımında ürünün barkodu veya stok kodu istenir. Üründe bir kod tanımlıysa ve okutulan kod tutmazsa StoreRuler kaydı kabul etmez, "Barkod veya stok kodu eşleşmedi" der. Kodu olmayan bir ürün elle işaretlenir. Böylece yanlış beden paket kapanmadan ortaya çıkar.
Birçok siparişte aynı adımı birden atabilirsiniz: seçili siparişler için Hazırlamaya başla ya da Hazır olarak işaretle. Adımı alamayan bir sipariş nedeniyle listelenir, diğerlerini durdurmaz. Şunu bilin: Hazır olarak işaretle kalan bütün ürünleri toplanmış ve paketlenmiş sayar, okutma istemez. Kontrol istediğiniz siparişlerde ürün satırlarını kullanın.
Kargoya verme
Gönderime hazır bir siparişte kargo firmasını, takip numarasını ve tahmini teslim tarihini girersiniz. Bütün ürünleri gönderilen ve ödenecek bir şeyi kalmayan sipariş WooCommerce'te de Tamamlandı olur. Mağazadan teslim siparişlerinde son adım kargo değil, elden teslimdir: paketlenen sipariş Teslim almaya hazır görünür, müşteri gelince Elden teslimi kaydet ile kapatırsınız. Takip numarasını müşteriye iletmenin yolları WooCommerce kargo takip numarası yazısında.
Bu yazıda anlatılan her şey StoreRuler'ın ücretsiz sürümünde, süre sınırı olmadan çalışır. WordPress.org'dan kurun, ardından Sipariş Masası sayfasıyla ilk siparişinizi hazırlayın.
Sık sorulanlar
Toplama listesi ile sevk fişi arasındaki fark nedir?
Toplama listesi depo içindir: seçtiğiniz siparişlerin ürünlerini tek listede birleştirir, her ürünü bir kez ve toplanacak adediyle yazar. Sevk fişi pakete girer: tek siparişin adresini ve içeriğini gösterir, fiyat yazmaz.
Sipariş hazırlarken barkod okuyucu şart mı?
Şart değil. Stok kodunu elle de yazabilirsiniz. Okuyucu kodu sizin yerinize yazdığı için hız kazandırır ve yanlış beden ya da renk gibi hataları paket kapanmadan yakalar.
StoreRuler'ın sevk fişi fatura yerine geçer mi?
Hayır. Toplama listesi, sevk fişi ve sipariş özeti ekibiniz ve müşteriniz için çalışma belgeleridir. StoreRuler fatura, e-fatura ya da e-arşiv belgesi üretmez; bunun için kullandığınız fatura hizmetine devam edin.
